Home-theater-designers
Да је Мицрософт Оффице држава, била би трећа најмногољуднија земља на свету. 1,2 милијарде људи коришћење једног пакета апликација је запањујуће. И, они 'говоре' 107 језика!
Али тренутно, ти и ја говоримо на енглеском и разговараћемо о најпопуларнијем алату у арсеналу Мицрософт Оффице - Мицрософт Ворд 2016 .
Виндовс 10 нема траку задатака или мени Старт
Овај уређивач докумената се користи за писање различитих докумената. Од једноставне апликације до неопходног животописа. Од обичне листе канти до канцеларијског дописа. Мислимо да можемо да радимо са Ворд -ом. Али када седнемо да напишемо озбиљан стручни извештај, откривамо важну чињеницу.
Професионално писање извештаја захтева другачији скуп вештина.
Дакле, запитајте се ово - можете ли прећи са једног документа на дугачак извештај? Да ли знате све Мицрософт Ворд функције које ће вам помоћи у управљању овим великим документом? Можете ли сарађивати у раду са другим члановима тима?
Можда сте студент, власник малог предузећа или канцеларијски радник ... мораћете да направите извештај или неку врсту професионално обликованог документа. Овај водич МакеУсеОф ће вам помоћи да ажурирате своје технике и изоштрите приступ дизајну.
У овом водичу:
Писање извештаја - Увод | Контролна листа извештаја
Корисни Мицрософт Ворд алати - Специјална паста | Истраживач | Замрзните делове документа
Радите на изгледу и дизајну - Интро | Насловна страна | Преглед садржаја | Хедер и футер | Бројеви страница | Стилинг фонтова | Стилинг параграфа | Паге Бреакс | Стилови и теме | Титлови | Брзи делови | Границе страница
Референце и сарадња - Индек | Библиографије | Унакрсно позивање | Коментари
Завршите свој извештај - Потписи | Водени жигови | Само за читање | Штампајте у ПДФ -у
Следећи корак - Закључак
Писање извештаја
Писање извештаја укључује истраживање, а затим објављивање резултата те анализе. У професионалном свету 'изглед' или изглед онога што објављујете је најважнији. Крајњи резултат који би учинио оку угоднијим могао би да појача вашу репутацију и побољша ваш лични бренд.
Кораци у наставку ће вас провести кроз стручне функције у програму Мицрософт Ворд 2016. Проведите пуно времена на плану. Почните са овим смерницама ...
Корак 1: Одлучите о сврси
Пре него што започнете извештај, морате прво знати зашто га уопште пишете. Извештаји су многобројни, али имају за циљ да информишу или убеде. Може бити намењен описивању техничког процеса, размени основних информација или демонстрацији напретка на пројекту.
Запитајте се - Шта и Зашто . Ово ће вам помоћи да дестилирате сврху до једне главне тачке и да је се држите уместо да се бавите непотребним детаљима.
Корак 2: Идентификујте своју публику
Друго важно разматрање је да процените своју публику. Хоће ли моћи да разумеју о чему говорите? Постоје ли различити нивои читалаца који ће читати извештај? Читаочево знање о теми увелико ће утицати на информације које морате укључити.
Одлучите се о примарној публици, а затим напишите извештај на одговарајућем техничком нивоу. Секундарна публика може бити подржана додатним информацијама на крају извјештаја.
Корак 3: Упознајте своју тему
Морате знати о чему говорите. Дакле, истражите тему и укључите све релевантне информације да бисте доказали своју тачку. Побрините се да закључите на основу чињеница, а не личног мишљења. Подаци морају бити тачни, актуелни и добро референцирани.
Такође, користите различите изворе, попут часописа, новинских чланака, књига, веб страница, брошура, сирових података, годишњих извештаја и говора како бисте поткрепили своју тезу. Само се немојте држати Википедије.
Корак 4: Нацртајте извештај
Урадили сте истраживање. Постоји гомила информација које чекају да се откуцају и одштампају. Али чекај! Не давите се пре него што уђете у воду. Припремите коначни приказ извештаја који ће бити табела путних тачака која ће вам помоћи да се крећете од почетка до краја. Обрис је нацрт. Пружиће вам поглед на земљу из птичје перспективе, а такође ће вам показати где треба да попуните детаље.
Структура извештаја о идеји може укључивати следеће елементе:
- Насловна страна
- Резиме пословног плана
- Преглед садржаја
- Увод
- Тело извештаја
- Закључак
- Препоруке
- слепо црево
- Библиографија и литература
Мицрософт Ворд Преглед документа је моћна функција која вам може помоћи да организујете документ чак и пре него што га почнете испуњавати истраживањем. Искористите предлошци за браинсторминг и мапирање ума такође.
Корак 5: Напишите, уредите, лектурирајте и завршите
Када структурирате свој извештај, време је да попуните заглавља садржајем. Лично сматрам да је најбоље да се позабавим мало сваким одељком, а затим да га натрпам информацијама. То можете учинити ако желите или завршити сваки одељак док се спуштате по структури извештаја. Побрините се да се усредсредите на изношење својих идеја и коришћење поткрепљујућих доказа, а не прво на правопис и граматику. Нацртајте своју аргументацију и напишите неколико реченица које излажу ваше главне идеје. Ако нађете нешто вредно цитирања, цитирајте то.
Када је већина вашег текста написана, време је да га прочитате и уверите се да добро тече. Водите рачуна о разумевању читаоца прелазним речима као што су „Ове информације показују…“, „Другим речима…“, „Слично…“ и истакните релевантне и кључне тачке.
Коначно, проведите време на лектуру, проверите граматику и правопис , и двапут проверите све релевантне информације и њихов логички ток. Најбоље је да оставите бар један дан да проверите и лекторирате свој рад. Не покушавајте да је уредите одмах након што мислите да сте завршили, јер ћете пропустити да прочитате оно што сте написали. Наспавај се и лекторирај следећи дан.
Контролна листа извештаја
Пре него што одете и предате или предате свој извештај на коме сте толико радили, уверите се да сте урадили следеће:
- Попуните насловну страницу са насловом, вашим именом, датумом, коме је извештај и могућим описом о чему се ради у извештају.
- Страница са садржајем има одговарајуће наслове и бројеви страница су тачни.
- Уверите се да увод покрива кључне тачке, обим извештаја и циљ који жели да испуни.
- Додали сте натписе изнад табела и испод слика/графикона.
- Да ли садржај извештаја представља информације на јасан начин, логичан, чињеничан, остаје на теми?
- Да ли закључак садржи резултате, понавља главну идеју и не укључује нове информације?
- Да ли су наслови и поднаслови јасно означени?
- Да ли су цитати релевантни, ажурни и исправно референцирани?
- Да ли сте користили преломе страница где је то било потребно?
Хајде сада да покренемо Мицрософт Ворд и проведемо вас кроз функције које ће вам помоћи да саставите нацрт вашег извештаја и представите га као професионални документ.
Корисне функције програма Мицрософт Ворд за писање извештаја
Узмите ово као савете величине залогаја и савладајте их један по један.
Мицрософт Ворд је велика хаубица са много матица и вијака. Усредсредимо се на кључне скупове вештина и алате који ће вам бити потребни за планирање, припрему и презентацију професионалног извештаја. Функције програма Мицрософт Ворд које ћемо обрадити у наставку су и пречице за продуктивност које ће вам олакшати посао.
Савет: Користите помоћник „Реци ми“ програма Мицрософт Ворд 2016 да бисте сазнали више о новим функцијама у пакету Оффице.
Почнимо са три прелиминарна алата ...
Користите Спецт Специал
За већину нас, када морамо да копирамо текст или слику у Ворд, пречица ЦТРЛ+В је сасвим у реду. Али понекад бисмо можда желели да залепимо копиране податке у други формат, на пример Екцел податке као слику. Са Специјална паста командом коју можете одбацити или одредити формат када залепите слику, податке презентације, табелу или објекат из било ког другог програма у Ворд.
Пуно ћете радити са Екцел табелама и графиконима у професионалном документу.
Ако само копирате оно што желите и кликнете налепи, приметићете да ће подаци бити уметнути као табеле. Али, ако се ради о великој површини ћелија коју желите да налепите, а не желите да је уређујете, можда ћете желети да је залепите као слику, са додатном опцијом за уређивање.
Ин Мицрософт Екцел: Изаберите и означите ћелије које желите да копирате> Притисните ЦТРЛ+Ц.
Ин Мицрософт Ворд: Иди на Почетна> Залепи> Посебно залепи . Изаберите Специјална паста и из дијалога изаберите Објекат радног листа Мицрософт Оффице Екцел .
Можете променити величину података као што је слика, а ако двапут кликнете, моћи ћете да уредите вредности. Можете променити табелу или графикон и редизајнирати их. А ако ажурирате податке у графикону или табели у Екцелу, можете аутоматски освежити графикон у програму Ворд.
Испробајте и контекстни мени десним кликом. Појављује се мени Специјално лепљење:
Постоји више могућности увоза података из програма Екцел у Ворд . Тхе Подршка за Мицрософт Оффице страница их такође детаљно описује.
Користите истраживача
Да, постоје Гоогле и Википедиа. Али стално пребацивање из Ворда у прегледач може ометати вашу продуктивност. Оффице 2016 доноси моћну истраживачку интеграцију у овај груби рад. Истраживач не само да вам може помоћи да пронађете садржај из програма Мицрософт Ворд, већ вам може помоћи и да брзо додате цитате. Користи графикон знања Бинг -а за проналажење правог садржаја који подржава ваш документ.
Иди на Врпца> картица Референце и ц Изаберите Истраживач . Десно ће се отворити окно са опцијама претраживања.
Унесите кључну реч за тему коју желите да тражите и притисните Ентер.
Окно Резултати приказује листу извора које можете користити у свом документу. Одаберите тему за детаљно истраживање.
Додајте тему у Мицрософт Ворд документ кликом на знак плус у горњем десном углу. Такође можете кликнути знак плус на било којем резултату да наведете извор у свом истраживачком документу. Цитирани извор помаже вам да своје истраживање поткријепите веб изворима и књигама.
Као што ћемо касније видети, анотирана библиографија један је од најтежих делова документа. Истраживач је интелигентан помоћник који се умеша.
Замрзните део свог Ворд документа
Узмимо здраво за готово да ће ваш професионални извештај бити дуг и сложен посао. Прозор Ворд можете поделити на два окна тако да можете истовремено да видите два различита дела документа. То је драгоцена уштеда времена када желите да копирате и налепите делове са једног места на друго или да се позивате на један део документа док радите на другом.
Иди на Трака> картица Приказ> Подијели .
Да бисте уклонили поделу, кликните на Уклоните Сплит на истој картици.
Виндовс група вам нуди неколико опција за промену начина рада са два или више докумената. Карактеристике су јасне саме по себи.
Да бисте померали оба документа истовремено, кликните Синхроно померање у групи Виндов на картици Виев. Такође можете кликнути на Гледајте једно поред другог да се два дела документа ставе један поред другог.
Савет: Користите Сплит Виев за приказ два различита изгледа - на пример, Принт и Оутлине. Подесите поделу. Затим кликните на окно које желите да промените, а затим изаберите други распоред на картици Поглед.
Радите на изгледу и дизајну
Презентација извештаја је оно што некога натера да прочита извештај, и зато је кључно да ваш извештај буде добро представљен. Да сте имали избор од четири извештаја за читање, шта бисте изабрали?
- Ручно писан извештај.
- Документ штампан црно -бело.
- Извештај штампан на нормалном А4 папиру у боји.
- Извештај штампан у боји, са привлачном насловном страницом, уредно омеђен и гладак?
Четврти извештај ћете покупити јер ће вас према њему привући само визуелни изглед.
Предњи поклопац није једини разлог. Добро осмишљен извештај је лакше читати. Такође је лакше скенирати када немате времена за читање. Зато морате провести неко време у заглављима и подножјима, те различитим стиловима и темама. Укратко - форматирање сваког елемента у извештају.
Форматирање може изгледати као тежак посао, али то је забавна вежба која ће вежбати све ваше креативне мишиће. Кључни закључци биће вештине које убудуће можете применити на било шта у Мицрософт Оффице -у. А време које ћете уштедети уз све савете о продуктивности научене овде.
Мицрософт Ворд 2016 има богат скуп функција. Ово су само неки од начина на који се дизајн вашег извештаја може издвојити од осталих и бити професионалан. Дакле, разбијмо вештине изгледа и дизајна.
Овај одељак ће обухватити ове функције корак по корак:
- Почните са насловном страницом
- Направите садржај
- Креирајте заглавље и подножје
- Додајте бројеве страница
(Форматирајте садржај)
- Изаберите праве фонтове
- Стил параграфа
- Преломи контролне странице
- Користите стилове и теме
- Титлови
- Користите брзе делове
- Украсите ивицама страница
1. Почните са насловном страницом
Прва страница је прва тачка контакта са вашим читаоцем. То је и ваша прилика да оставите повољан утисак. Не дозволите да вам недостатак уметничких вештина буде изговор јер Ворд преузима посао са уграђеном галеријом насловних страница. Све што треба да урадите је да се удате за тему извештаја.
Мицрософт Ворд 2016 вам нуди 16 унапред форматираних шаблона и још три на локацији Оффице.цом.
Иди на Уметни> Група страница> Насловна страница .
Насловна страница се подразумевано појављује на почетку документа.
Будући да је у понуди само 16 „службених“ шаблона, можда ћете открити да сви остали колеге имају исту насловну страницу. Па, зашто га не бисте прилагодили и учинили га јединственијим.
Можете дизајнирајте насловну страницу (или насловну страницу) у програму Мицрософт Ворд то може бити оригинал у гомили. Сачувајте га као шаблон или лако промените дизајн у ходу.
2. Направите садржај
Лежерни читачи скенирају. Добри читаоци прво скенирају, а затим дубоко зароне. Садржај садржи тачке које помажу обоје. Када је реч о дугачком и компликованом документу, зар не бисте радије проверили распоред земљишта пре него што одете до одељка који вас занима?
Размислите о садржају (ТОЦ) ако ваш документ има више од 10 страница. Прво морате бити сигурни да не морате преуредите све странице у документу пре стварања ТОЦ -а.
У Мицрософт Ворд -у не морате да пишете цео ТОЦ ручно. Постоји Садржај аутоматски алат под Референце картицу која узима ваш нацрт и дизајнира га за вас. Такође, можете га лако ажурирати када желите нешто да промените.
Постоје и предлошци које можете преузети и прилагодити природи садржаја. На пример, ТОЦ за тезу ће изгледати другачије од оног у годишњем извештају компаније.
Имамо комплетан водич како да креирате страницу са садржајем у Ворду .
Суштина овога је следећа:
Направите скицу и користите стилове наслова за организовање хијерархије. Примените аутоматску алатку ТОЦ на стилове наслова. Ворд 2016 тражи те наслове, а затим уноси садржај у ваш документ. Тада можете аутоматски ажурирати свој ТОЦ ако унесете промене у документ.
За више практичне контроле можете користити и Приручник Садржај стил. Ворд убацује текст чувара места и морате да уметнете и форматирате сваки садржај на листи.
3. Креирајте заглавље и подножје
Заглавља и подножја су важни у извештајима јер је њихова главна сврха пружање информација о извештају на свакој страници. То су уобичајена подручја за приказ бројева страница. Заглавље документа треба да садржи наслов извештаја и евентуално име онога ко га је направио. Наслов тренутног одељка је од помоћи.
Подножје, с друге стране, треба садржавати бројеве страница, датум објављивања и друге потребне административне податке. Имајте на уму да неки стилски водичи имају посебне смернице за заглавља и подножја .
Почнимо са заглављем у вашем документу и дајмо му јединствен изглед.
Изаберите Инсерт , а затим изаберите било које Хеадер или Подножје из групе. Уграђена галерија приказује неколико опција које можете изабрати.
Простор заглавља и подножја је уметнут у документ са текстом чувара места или табелом. Тхе Алати за заглавља и подножја отвара се на траци за друга обликовања, попут датума, времена или слике.
Унесите текст, а затим изаберите Затворите Заглавље и Подножје .
Можете почети са празним заглављем и подножјем. Ако имате дизајнерске способности, користите Алати за заглавља и подножја да сами дизајнирате. Савладајте простор заглавља и подножја ако желите да креирате прилагођене меморандуме за своју организацију. Можете користити елементе бренда као што су логотипи предузећа или организације на врху и уредно обликоване фусноте на дну
Покушајмо и изменити једно од уграђених заглавља. Ја сам изабрао Момак из галерије.
Коначни изглед трајао је два минута заједно са једноставним текстуалним ефектима и иконом из галерије икона Мицрософт Оффице.
Заглавље и подножје су на свом месту. Али, како знате где се налазите у документу? Уметните бројеве страница као следећи важан путоказ.
4. Додајте бројеве страница
Бројеви страница најбоље изгледају у подножју (за разлику од заглавља као на горњој слици). Можете додати основни број странице из Уметни> Број странице дугме на траци. Такође га можете додати из Дизајн картицу која се појављује када додате заглавље и подножје.
Имате велику контролу над бројевима страница. Одаберите из широког спектра формата бројева и прилагодите их својим потребама. У овом случају додајемо број у подножје, али их можете поставити при врху или чак на маргинама. У овом примеру, ставио сам број странице у доњи леви угао. Али, желео бих да променим подразумевани изглед и формат.
На пример: Употреба „странице Кс од КСКСКС“ чини бољи показатељ у дугачком документу.
Изаберите број странице. Иди на Уметање> Брзи делови . Из падајућег менија изаберите Поље . Такође можете да приступите дијалогу Поље са картице Дизајн заглавља и подножја.
Одаберите НумПагес са дугачке листе назива поља. Из оквира с десне стране можете одабрати одређени формат. Изабрао сам уобичајене 1, 2, 3. Кликните У реду , и појавит ће се број страница. Сада све што треба да урадите је да додате свој текст, на пример страницу Кс од КСКСКС, и промените изглед бројева помоћу уобичајених алата за обликовање текста доступних на картици Почетна.
Сада то изгледа овако:
Дизајнирајте изглед било којег броја странице у свом документу, а Ворд аутоматски ажурира све преостале. Бројеви страница су најчешћи елементи у подножју, али могу садржати и било које друге податке, попут заглавља. Из опција у групи Уметање можете додати датум и време, податке о документу, слике и друго у своје заглавље или подножје.
Затим идемо на форматирање садржаја.
Визуелни цртеж вашег професионалног извештаја долази заједно са „улепшавањем“ које примените на садржај. Форматирање је такође битан корак за документ који добро тече. Дакле, морате уложити пуно енергије у одабир правог фонта, простора за пасус и боја.
Не брини. Чак ће и уметнички изазваним овај део бити лак јер Мицрософт Ворд долази упакован са подразумеваним темама и визуелним стиловима. Почнимо са најосновнијим елементом документа.
5. Одаберите и обликујте одговарајући фонт
Твој избор фонта у професионалном Ворд извештају не само да одређује како се текст истиче, већ и како се штампа. Желите обоје за максималан утицај.
Можете да примените фонт (тј. Визуелни изглед фонта) или на цео документ или на одређене делове документа. Сви избори фонтова доступни су на картици Почетна. Иди на Почетна> Фонт .
Подразумевани фонт у програму Мицрософт Ворд 2016 је Цалибри. Гледајте даље од тога јер имате на располагању много других. Ако изаберете Тимес Нев Роман, можда ћете се сматрати лењим, ако изаберете Виндингс, па ... мислим да то не морам да објашњавам. Зато бирајте фонт који се лако чита и одговара извештају. Да бисте били сигурни, изаберите једну од ових Гоогле фонтови професионалног изгледа ; доступни су бесплатно.
Савет: Баскервилле и Георгиа добре су алтернативе за превише кориштени Тимес Нев Роман
Испробајте другачије упаривање фонтова за текст и наслове (и поднаслове). Неколико веб локација попут ФонтЈои и ТипеВолф помоћи ће вам да експериментишете са упаривањем фонтова. Можете преузимајте и користите прилагођене фонтове такође. Али запамтите правило палца-никада немојте користити више од три различита писма у документу.
За тај додатни пизазз пробајте а испустите капицу да бисте побољшали текст .
6. Стил параграфа
Ако желите да ваши редови буду двоструко размакнути или појединачни, морате да промените формат пасуса. Променом размака можете олакшати читање документа или оставити утисак да је дужи и да сте уложили више посла у то.
Да бисте променили пасус за цео документ, најбоље је да изаберете сваки блок текста; у супротном, ако користите заглавља у свом извештају, и они ће се променити. Друга боља опција је ако прилагодите одређени стил који користите за форматирање пасуса.
Да бисте то урадили, идите на Кућа > Стилови . Десним тастером миша кликните на стил који желите да промените и изаберите Модификовати . Кликните на Формат> Параграф који се налази при дну дијалога. Сада промените размак, увлачење и поравнање за пасус. Кликните У реду да бисте затворили дијалоге.
Када желите да промените мањи део документа , изаберите шта желите да промените. Кликните десним тастером миша на означени текст и изаберите Параграф . Појавиће се исти дијалошки оквир као горе.
7. Прекиди контролне странице
Прелом странице - самим именом - раздваја непрекидни блок текста на две странице. Преломи страница су важни структурни елементи за дугачке документе. Ворд аутоматски убацује прелом странице на крај странице. Али у дугачком документу можете поставити преломе страница тамо где их желите.
Да бисте уметнули ручни прелом странице, кликните Уметни> Прелом странице. (Тастерска пречица: ЦТРЛ + Ентер)
Прелом странице изгледа овако када кликнете на Прикажи/Сакриј команда у Група пасуса .
Али шта ако желите да држите гомилу редова заједно на страници или колони, а да их не раздвојите због прелома странице? Распоред је под вашом контролом. Кликните на сићушну стрелицу коју видите у доњем десном углу групе Параграф.
У Оквир пасуса, кликните Преломи линија и страница. Изаберите једну од ове четири опције пагинације:
- Удовица/сироче контрола поставља најмање два реда пасуса при врху или дну странице.
- Наставите са следећим спречава паузе између пасуса које желите да останете заједно.
- Држите линије заједно спречава преломе страница у средини пасуса.
- Прелом странице пре додаје прелом странице пре одређеног пасуса.
Такође смо показали како уклонити преломе страница када је то потребно.
8. Користите стилове и теме
Стилови и теме су можда две од недовољно коришћених функција у Мицрософт Ворду. Али мислим да бисте их требали користити у свакој прилици како бисте уштедели много времена.
Али која је разлика између теме и стила? Мицрософт каже:
Теме пружају брз начин за промену укупне боје и фонтова. Ако желите брзо да промените обликовање текста, Ворд Стилес су најефикаснији алати.
Дакле, како теме контролишу општи изглед бојама, ефектима и фонтовима - почните прво са добром темом за свој документ. Онда , помоћу стилова копајте по одређеним деловима за које желите да промените изглед.
За Теме: Идите на Дизајн таб. Одаберите тему из галерије. Можете видети прегледе како изгледа комбинација боја.
За Стилови: Изаберите део текста који желите да промените. Идите на Стилови група на Кућа таб. Можете видети прегледе како изгледају. Одаберите стил који одговара вашем садржају. На пример, изаберите стил наслова за наслове у свом документу. Или, одређени стил за било које цитате. Такође можете изменити постојећи стил и створити нове стилове од нуле.
9. Титлови
Свака слика, графикон или илустрација требају натпис који их јасно описује. То је један ред текста, обично се налази испод графике. Натписи су такође важна референца када их требате споменути на другом месту. Многи документи изостављају овај мали детаљ.
Лако је додати наслов. Кликните десним тастером миша на илустрацију којој желите да додате наслов. Изаберите Додај наслов .
У оквир за дијалог додајте текст натписа и конфигуришите преостале опције. Наслови се могу аутоматски референцирати у Ворду.
10. Користите Брзе делове
Професионални документи се могу понављати. Због тога би требало да почнете да користите Брзе делове за садржај плоче коју стално користите. На пример, рецимо да постоји клаузула уговора коју укључујете уз сваки документ. Или, неке уводне информације. Уместо понављања цопи-пасте, сачувајте их као брзе делове и поново их користите изнова и изнова.
Брзи делови су такође врста градивни блок . Галерију свих блокова садржаја за вишекратну употребу можете погледати у Грађевински блок Организатор .
Сачувајте и поново користите своје брзе делове у два корака:
- Одаберите израз, реченицу или други део документа који желите да сачувате у галерији.
- Иди на Уметни> Група текста> Брзи делови> Сачувај избор у галерију брзих делова . Промените име и додајте опис ако желите. Кликните У реду .
Једнако лако можете поново користити сачувани исечак садржаја.
Поставите курсор на место где желите да уметнете избор из галерије брзих делова. Иди на Уметни> Група текста> Брзи делови . Затим кликните на реченицу, израз или други сачувани избор који желите поново да користите.
У менију Брзи делови приметићете још три категорије.
Аутоматски текст: Ворд 2016 је задржао старо Аутоматски текст одлика. Ради као брзи делови за било који блок текста који много користите. Пример: Белешка коју желите да користите са сваким документом.
Својство документа: Скуп константних својстава које можете укључити у сваки документ. Пример: назив компаније или аутор.
Поља: То су унапред дефинисани елементи који се аутоматски ажурирају. Пример: Датум, време, бројеви страница итд.
Запамтите, уноси за својство документа понекад могу укључивати информације које не бисте желели да делите са свима. Зато пажљиво пратите ова поља и уклањајте скривене личне податке кад год је то потребно.
11. Украсите ивицама страница
Границе страница изгледају добро не само на летцима и позивницама. Ако се уради како треба, документу могу додати додир класе. Различити стилови и ширине линија и уметничке ивице доступни су у менију Дизајн на траци.
Иди на Дизајн> Границе странице.
У Границе и сенчење кутију, користите Граница странице картицу за обликовање ивице.
Подешавања су сама по себи разумљива. Испробајте Схадов или 3-Д са правим бојама да додате суптилну, али елегантну ивицу. Уметнички стилови са својим исечцима могу бити превише лоши за професионалне документе.
Користите четири угаона дугмета у Превиев прозор за избор страница странице за исцртавање ивица. Кликните на ово дугме да бисте уклонили или додали ивице, како желите.
Поставите курсор на прву страницу документа ако желите да поставите оквир само око прве странице. Ивице можете поставити око одређених страница у одељку. Поставите курсор у одељак - или на прву страницу тог одељка или на следећу страницу.
Референце и сарадња
Вордов извештај може изгледати као неизводљив посао. То је као да организујете милион гомила сена у мале гомиле. Идеја је да тачно знате који стек има пин који тражите. Ове функције имају за циљ да олакшају.
1. Креирајте Индекс
Приликом писања великих докумената, попут извештаја који садржи много информација, страница са садржајем можда неће бити довољна. Ан Индек треба да се појаве на крају документа, са бројевима страница до кључних речи и информацијама у извештају. Направите индекс који ће помоћи читаоцу да наведе праве информације само са бројем странице.
Направите индекс ако ваш документ има више од 20 страница. Мицрософт Ворд 2016 не дозвољава да вас процес обузме. У основи има два дела:
- Одаберите речи или информације које желите да уврстите у индекс.
- Поставите индекс на право место у документу.
Можете се кретати кроз готов документ и означити речи или фразе које желите да укључите у индекс или их означити у току. У сваком случају, изаберите текст који желите да користите као индексни унос или кликните где желите да унесете унос.
1. Кликните Референце > Марк Ентри .
2. Уредите текст у Означите унос индекса Дијалог. Такође можете додати пододнос који даље дефинише главну реч коју сте користили у индексу. Можете додати више нивоа и сваки се појављује увучен испод главног уноса.
3. Под Опције , такође можете креирати унакрсну референцу на други главни унос. Читалац ово може користити за упућивање сродних информација на друго место у истом документу.
4. Користите формат броја странице да бисте одлучили о изгледу бројева страница у индексу.
како искључити екран у систему Виндовс 10
5. Кликните Марк за означавање уноса индекса. Кликните да бисте означили овај текст свуда где се појављује у документу Означи све .
6. Поновите поступак за све речи и фразе које желите да уврстите у индекс.
Сада сте изградили свој индекс. Уметните га на право место пред крај документа.
1. Кликните на страницу на коју желите да уметнете индекс.
2. Кликните Референце> Инсерт Индек .
3. Тхе Индек приказује се дијалошки оквир. Овде можете изабрати да форматирате текстуалне уносе, бројеве страница, картице и водеће знакове.
4. Одаберите изглед из различитих формата на листи и проверите прозор за преглед са десне стране. Запамтите, прозор Превиев вам не приказује стварни индекс. То је само „симулација“ како ће то изгледати.
5. Кликните У реду . Ваш индекс је сада спреман.
Понекад ћете можда морати да додате још уноса у индекс након што сте га уметнули на страницу. Означите унос и идите на Референце> Индекс ажурирања да укључе нова помињања.
Такође, додајте наслов за индекс јер Ворд то не ради аутоматски.
2. Креирање библиографија
Ваш документ је скоро готов. Сада морате да признате сав други истраживачки рад и идеје на које сте се позвали у свом документу. Време је за библиографију.
Извештају о компанији можда није потребна библиографија, али академски рад није завршен без њега. Библиографија је један од најмучнијих послова у академском извештају. Морате да уредите све цитате пре него што седнете да уоквирите библиографију. Такође, одлучите о стилу цитирања (обично МЛА, ШТА , или Чикашки стил ) према смерницама вашег предмета.
Не оклевајте да искористите предности произвођача независних извора цитирања и библиографије за израду овог одељка.
Али, Мицрософт Ворд 2016 има комплетан скуп алата како би овај процес учинио што безболнијим. Дакле, пређите на тачку у документу на коју желите да поставите библиографију. Добро је ако имате барем један цитат за укључивање, али чак и ако га немате, Ворд 2016 вам омогућава да користите цитат чувара места и касније попуните изворе.
Кликните Референце> Библиографија .
Ворд нуди неколико библиографских стилова који се разликују само по називу наслова. Одаберите одговарајући стил, а затим уметните цитате са дугмета у Група за цитате и библиографију .
Алат за библиографију има неколико корака до тога. Ради сажетости, упутићу вас на одличан Страница помоћи за Мицрософт Оффице који је водич корак по корак.
Неки академски радови ће то од вас тражити направите библиографију са напоменама . То је детаљнија верзија библиографије са списком цитата у часописима, књигама, чланцима и другим документима праћеним кратким пасусом. Параграф описује извор и начин на који подржава ваш рад.
3. Унакрсно позивање
Можете користити унакрсну референцу да бисте читатељу помогли у кретању кроз дугачак документ. У било ком тренутку у документу можете рећи читаоцу да се врати на наслов, број странице, слику, графикон, фусноту, крајњу белешку и пасус. Унакрсна веза је згодан начин за повезивање повезаних информација. Читалац мора само да кликне на везу да би отишао до тог фрагмента информација.
Ево како започињете:
1. Одаберите место за унакрсну референцу и откуцајте текст који читаоцу говори о томе. На пример: „Погледајте графикон 3 за будуће трендове.“
2. Идите на Уметни> Унакрсна референца .
3. У Референтни тип оквир, кликните на падајућу листу да изаберете са чиме желите да се повежете.
4. Опције у Уметните референцу на падајући мени ће се променити према вашем избору горе.
5. У За које поље, прођите кроз изборе и реците Ворду тачне информације на које се можете повезати.
6. Проверите Уметни као оквир за хипервезу да бисте креирали хипервезу за референциране информације.
7. Кликните на Инсерт да се унакрсна референца укључи у документ.
Сећате се, наше помињање титлова? Можете упоређивати једначине, слике, графиконе и табеле ако сте испод њих користили наслове.
Ворд не може створити унакрсну референцу за нешто што не постоји. Ворд ће вас обавестити о овим грешкама и такође аутоматски ажурирати унакрсне референце када промените број странице или текст наведене ставке.
4. Коришћење коментара
Професионални извештај може бити усамљен посао или можете узети помоћ тима за припрему првог нацрта. Скромни Коментар је један од алата који се највише користе у Ворд документу. Приказује се као правоугаони балон у боји на маргинама или у окну за преглед.
Коментаре можете користити као мале „лепљиве траке“ или самозабелешке. Оставите мале белешке за себе док пишете, уређујете и ревидирате свој пут кроз извештај или рукопис. Будите креативни - додајте додатне везе до других извора, користите их за савете и смернице, повежите се са различитим деловима документа или поставите везу за повратне информације за своје читаоце. А када завршите, можете лако уклоните све коментаре у програму Ворд .
Мицрософт Ворд 2016 је такође побољшани алат за заједничко писање. Коментари играју огромну улогу у преношењу повратних информација кроз тим. Ево како функционише систем коментара ...
1. Означите текст у који желите да додате коментар или кликните на крају текстуалног блока.
2. Идите на Уметни> Коментар . Унесите коментар у оквир. Коментари се појављују у области означавања са десне стране. Приказ распореда штампања обично је најбољи начин да видите коментаре поред текста.
3. Идите на Преглед картицу и погледајте више опција за коментаре. Ова картица такође приказује све контроле за праћење промена и коментара у документу о сарадњи. Користите опције означавања да бисте приказали или сакрили коментаре. На пример: Но Маркуп ће сакрити коментаре и област означавања са десне стране.
Завршите свој извештај
Након што је већина вашег извештаја завршена и сачувана, време је да завршите свој извештај. Кад кажем финализирати, не мислим на лектуру. То би такође требало учинити. Сада морате предузети мере безбедности да бисте заштитили извештај од неовлашћених промена и плагијата.
Ове мере безбедности ће дати додатни ниво аутентичности вашој електронској датотеци пре него што је поделите.
Овај одељак ће покрити:
- Потписи
- Уметните водене жигове
- Нека документ буде „само за читање“
- Заштита вашег документа лозинком
- Одштампајте документ у ПДФ формату
1. Потписи
Извештају можете додати текстуални потпис за лични печат. Али једноставном текстуалном потпису није потребна аутентификација. Дигитални потпис је бољи начин да заштитите свој документ од неовлашћеног приступа. Дигитални потпис потврђује да је документ дошао од потписника и да на било који начин није фалсификован.
Направимо линију за потпис у Мицрософт Ворд 2016.
У документу поставите курсор на место на коме желите да креирате линију за потпис.
1. Идите на Инсерт > Тект група > Линија за потпис и кликните Линија за потпис Мицрософт Оффице .
2. Тхе Подешавање потписа приказује се дијалошки оквир. Попуните поља како је назначено. Ако документ шаљете неком другом на потписивање, додајте упутства за потписника у поље резервисано за њега ( Упутства потписнику ). Потписник такође може додати дати сврху потписивања ако Дозволите потписнику да додаје коментаре у дијалог за потписивање је проверено.
3. Кликните на У реду и документ ће сада приказивати чувар места за потпис.
Унесите потпис:
Када требате потписати документ са дигиталним потписом, идите на ред за потпис и кликните десним тастером миша на њега.
Од вас ће бити затражено да се потпишете дигиталним ИД -ом. Ако га немате, Мицрософт ће вам рећи да га набавите од партнера за потпис услуге.
Ако немате дигитални ИД, можете само уметните текстуални приказ линије за потпис . Можете користити писани потпис или слику која не захтева потврду идентитета.
2. Уметните водене жигове
Водени жиг Мицрософт Ворд је „лажни“, али и даље користан визуелни показатељ статуса документа. На пример, можете користити водени жиг који каже „Нацрти“ да бисте га разликовали од коначне верзије документа. Или користите водени жиг да предложите да је документ заштићен ауторским правима или поверљив.
Ознака „Нацрт“ је најчешћа. Али, Мицрософт Ворд вам нуди неколико других водених жигова на избор.
1. Идите на Дизајн > Позадина странице и изабрати Водени жиг . Дугме Водени жиг биће омогућено само у приказу Штампање.
2. Можете изабрати слику или текстуални водени жиг из галерије. Доступне су хоризонталне и дијагоналне верзије. Дијалог вам даје све опције прилагођавања за коначни изглед воденог жига. Испробајте различите фонтове, распореде, величине и боје.
3. Можете унети сопствени текст у поље Тект да бисте креирали прилагођени водени жиг.
4. Одаберите У реду да бисте применили водени жиг на документ. Ворд аутоматски примењује водени жиг на сваку страницу осим насловне.
3. Нека документи буду „само за читање“
Професионални извештај по својој природи не би требало да уређују читаоци. Претварање документа у ПДФ је један од начина. Али, такође можете применити још неколико ограничења у Мицрософт Ворду и спречити случајне измене или пропусте било које врсте.
Постоје три начина заштите документа.
Прво - Нека ваш документ буде „само за читање“.
Ово осигурава да се ваш документ може само читати или копирати. То никога неће спречити да копира датотеку и унесе измене у копију.
1. Идите на Датотека таб> Инфо > Заштитите документ > Означи као коначно.
2. Када читаоци отворе документ, трака на врху ће од читалаца затражити да овај документ третирају као само за читање. Али, они могу да кликну на „Уреди у сваком случају“ да би отворили документ у режиму уређивања.
Друго - Заштита вашег документа лозинком.
Заштитите свој документ од нежељених измена баријером лозинке.
1. Ундер Заштитите документ , изабрати Шифруј са лозинком . Унесите лозинку и кликните У реду .
2. У Потврди лозинку поље, поново откуцајте лозинку, а затим кликните У реду . Документ ће се отворити читачем који ће затражити лозинку.
Мицрософт користи АЕС (Адванцед Енцриптион Стандард), 128-битну дужину кључа, СХА1 (криптографски алгоритам хеширања који генерише готово јединствени 160-битни кључ за замену отвореног текста) и ЦБЦ (шифрирање блокова шифри) како би хакеру дао добро -заслужена главобоља.
Треће - Ограничи уређивање.
Ова контрола вам помаже да као аутор одлучите које делове документа други могу да уређују, а који ће бити закључани. Замислите то као избацивача који пушта ВИП особе, али иначе затвара врата обичном народу.
1. Идите на Преглед > Ограничи уређивање .
2. Под Ограничења уређивања , проверавати Дозволите само ову врсту уређивања у документу , и уверите се да на листи пише Нема промена (само за читање) .
Без промена (само за читање) је подразумевани тип ограничења. За другачији ниво ограничења за документ, кликните на мени и изаберите између Праћене промене, Коментари или Попуњавање образаца.
3. Да бисте ослободили неке одељке из блокаде уређивања, изаберите одељке за уређивање без ограничења. Да бисте изабрали више области, кликните ЦТРЛ док бирате подручје помоћу миша.
4. Можете проверити Сви под Изузеци (опционално) на табли Ограничи уређивање. Или кликните Више корисника ... и допустити само одређеним корисницима да мењају одељке. Дозвољена подручја биће означена угластим заградама.
5. Кликните Да, почните са спровођењем заштите .
Сада у оквир који се отвори унесите јединствену лозинку. Морате поново да га откуцате да бисте то потврдили.
Лозинка није обавезна. Али осигурава да нико не може само да кликне Стоп Протецтион и уредите документ. Ако сте и даље параноични, шифрујте свој Мицрософт Ворд документ као што смо то учинили у другом горе наведеном процесу.
4. Одштампајте свој извештај у ПДФ -у
Преносиви формат документа има многе предности. Не само то што је компатибилна са више платформи на свим рачунарима. Ваш документ је спреман и сада га морате поделити или послати преко ради штампања. Многи професионални извештаји - на пример, правни документ - морају да задрже формат како је предвиђено.
Сачувајте или претворите копију у ПДФ. Мицрософт Ворд 2016 не треба додатке других произвођача.
Иди на Датотека > Извоз > Креирајте ПДФ/КСПС .
Упамтите, ваш Ворд документ може садржати осетљиве информације за које не желите да буду укључене у ПДФ. Уклоните га пре објављивања у ПДФ -у. У Објавите као ПДФ или КСПС прозор, изаберите Опције . Затим изаберите Документ и јасно Својства документа . Поставите све друге опције које желите и изаберите У реду .
Потражите локацију на којој желите да сачувате датотеку и кликните на Публисх .
Следећи корак...
Близу сте циља. Извештај је спреман за предају вашим читаоцима. Али остаје још један последњи посао.
Окрените странице и уверите се (поново) да је ваш извештај прилагођен читаоцима. Приступите му читаочевим оком. Да ли сте организовали своје мисли и писали уверљиво? Да ли информације добро пролазе са графиконима и илустрацијама? Могу ли брзо прегледати и брзо пронаћи информације? Да ли је текст читљив? Користите оцену читљивости да бисте измерили ниво читљивости својих докумената као последњи корак.
Можда сте такође приметили да нисмо покрили неке аспекте програма Мицрософт Ворд. На пример, Табеле Мицрософт Ворд су важно средство за приказ података. Или моћ листа у управљању информацијама.
Мицрософт Ворд је стар више од четврт века и препун је малих функција. На МакеУсеОф -у покрили смо сваки кутак ове звери. Дакле, користите наше ресурсе да бисте бесплатно сазнали више о овом софтверу. Сваки нова функција програма Мицрософт Ворд научено ће вам олакшати живот.
Нека ваш извештај заблиста
Како је рекао аутор Натханиел Хавтхорне,
Лако читање је проклето тешко писање
Није ли то тачно и за професионално писање извештаја? На крају крајева, ако му се да избор, нико га неће хтети читати. Писање пословног извештаја и његово коришћење за комуникацију две су различите ствари. Мицрософт Ворд је само алат - ваш посао је да се ангажујете.
За неке алтернативе погледајте најбољи онлине процесори за обраду текста . А за додатну помоћ у професионалном писању погледајте како се извинити у е -пошти и мислити озбиљно .
Које су најбоље праксе за писање професионалних пословних извештаја? Реците нам у коментарима.
Објави Објави Твеет Емаил Да ли је вредно надоградње на Виндовс 11?Виндовс је редизајниран. Али да ли је то довољно да вас убеди да пређете са Виндовс 10 на Виндовс 11?
Прочитајте следеће Повезане теме- Продуктивност
- Мицрософт Ворд
- Лонгформ
- Лонгформ Гуиде
Саикат Басу је заменик уредника за Интернет, Виндовс и продуктивност. Након што је уклонио мрљу МБА и десетогодишње маркетиншке каријере, сада страствено помаже другима да побољшају своје вештине приповедања. Он тражи нестале оксфордске зарезе и мрзи лоше снимке екрана. Али идеје о фотографији, Пхотосхопу и продуктивности умирују његову душу.
Више од Саикат БасуПретплатите се на наш билтен
Придружите се нашем билтену за техничке савете, критике, бесплатне е -књиге и ексклузивне понуде!
Кликните овде да бисте се претплатили