Како се извинити и извинити путем е -поште: професионалан начин

Сви понекад зезну. Покушајмо колико год могли, нико није савршен. Када направите грешку која повређује неког другог, исправно је понудити извињење.

Иако ћете често морати да се извините лично, понекад ћете можда желети или морати да кажете да вам је жао путем е -поште. Хајде да погледамо како се професионално извинити путем е -поште како бисмо вам помогли да најбоље искористите ову ситуацију.

Три састојка исправне е -поште за извињење

Кредит за слику: сандпхин/ Флицкр

Иако не постоји универзални образац, општеприхваћени стандард за извињење садржи три дела:

Признајући да сте учинили нешто погрешно.
Осећање грижње савести за своја дела и биће емпатичан да разумеју како повређују другу особу.
Реституција , где поправљате ситуацију.

Погледаћемо сваки од ова три елемента док пролазимо кроз начин на који се у е -пошти може извинити.

Како отворити своју е -пошту са извињењем

Пре него што почнете да правите извињење, морате да се обратите особи којој пишете. Ово ће се јако разликовати у зависности од вашег односа са особом.

Претпоставимо да сте погрешили у професионалној ситуацији и да стога морате послати е -поруку са извињењем свом шефу. Као пример, рећи ћемо да нисте успели да обавите критични задатак на време, што је одложило пројекат за све остале.

Повезано: Избегавајте ове грешке за бољу комуникацију путем е -поште и текста

У овом случају, одговарајући поздрав био би 'Поштовани [Име],'. Да сте се извињавали пријатељу, нешто попут 'Здраво [Име]' или 'Здраво [Име]' би било прикладније.

Не заборавите ни на тему поруке е -поште са извињењем. Након што сте некоме нанели неправду, можда му неће бити драго да прими е -поруку од вас.

Стављање нечега попут „Молимо прихватите моје извињење“ или „Искрено ми је жао“ у наслов теме добар је начин да од самог почетка разјасните чему служи ваша порука. Не покушавајте да постанете паметни користећи акроним е -поште; нека то буде јасно како би знали шта ваша порука садржи.

Потврђујући своју грешку

Кредит за слику: стевановицигор/ Депоситпхотос

Сада када сте завршили са отварањем, време је за први витални део извињења. Овде морате јасно идентификовати проблем који се догодио. Признајте оно што сте урадили; не покушавајте да пребаците кривицу на неког другог или се правдајте за оно што се догодило.

Ево примера шта не треба радити у вашем е -маилу са извињењем:

Иако знам да сам пропустио важан рок, заиста нисам ја крив. Радила сам са Полом на овом пројекту, а он ми је изгубио превише времена постављајући ми гомилу неповезаних питања. Мој рачунар се такође смрзавао током целе недеље и ИТ га још није могао погледати. Дакле, ово није све због мене.
нинтендо прекидач се не повезује на интернет

Чак и ако је горе наведено тачно, то није добро извињење. Овај део мора да призна вашу одговорност у грешци.

Овако нешто је много боље:

Схватам да сам пропустио кључни рок. Овај пројекат је био заиста важан за наше одељење и веровали сте ми да ћу га благовремено завршити. Знам да је мој неуспех у извршавању овог задатка одложио завршетак пројекта. То се лоше одражава на наш тим и жао ми је због тога.

Овде сте јасно изложили шта сте учинили погрешно, а да нисте покушали да то умањите или одбијете. Ово је део извињења који се данас често пропушта.

Изражавајући кајање због онога што сте урадили

Сада када сте јасно изложили своју грешку, морате показати скрушеност због онога што се догодило. Имајте на уму да је оно што сте учинили у најмању руку изазвало бол, фрустрацију и друге негативне емоције код друге особе. У професионалном окружењу то их је такође могло натерати да губе време, новац или упадају у проблеме са својим надређенима.

Покажите да осећате кајање због ситуације. Покушајте да се ставите на њихово место и схватите како су их ваши поступци натерали да се осећају. Немојте овде нудити објашњење за своје понашање или рећи да вам је 'жао што се тако осећају' због онога што сте урадили.

Сврха извињења је да поправите нарушену везу, а не да докажете да сте све време били у праву.

Ево примера како уоквирити овај део извињења:

Желим да се искрено извиним што нисам испунио своје обавезе и на време обавио задатак који сте ми поверили. За овај неуспех нема оправдања. Не свиђа ми се то што знам да сам изневерио свој тим, и осећам се ужасно што вам је то изазвало неугодност при сусрету са клијентом.

Изражавање емпатије даје аутентичност вашем извињењу. Помаже вам да на тренутак заборавите своју перспективу и погледате са чиме се неко други бави.

колико гб користи виндовс 10

Исправите грешку

Речи су важне, али акције имају много већу тежину. Да бисте показали да мислите на оно што сте рекли, важно је да се исправите. Предузимањем радњи или ћете поправити ситуацију (ако је могуће) или ћете показати да ћете се потрудити да не поновите исту грешку.

Настављајући са нашим примером пропуштања рока, овако нешто би могло послужити као део поврата у е -поруци за извињење:

Да бих избегао пропуштање рокова, убудуће ћу разговарати са вама унапред ако сам забринут да нећу моћи да учиним нешто на време. Бићу свеснији колико ми критични пројекти одузимају време и спреман сам да уложим додатне сате ван канцеларије како бих био сигуран да ће они бити завршени. Ово се више неће поновити.

У неким ситуацијама можда не знате шта да понудите да бисте надокнадили своје понашање. Ако је то случај, можете једноставно питати 'Шта могу учинити да то исправим?'

Оно што је најважније је да покажете како ћете се убудуће понашати другачије како бисте спречили да се исти проблем понови.

Како затворити своју е -пошту са извињењем

Сада морате само да закључите поруку. Ово је прилично једноставно, али пазите да тон буде одговарајући. Требали бисте захвалити примаоцу што је прочитао вашу поруку извињења и пожелети му добро.

Опширније: Најбољи начин да професионално окончате е -пошту

Такође може бити добра идеја да их позовете да даље разговарају о ономе што сте рекли. Ово показује да сте искрени и отворени за додатни дијалог.

Ево једног од начина да затворите своју е -пошту за професионално извињење:

Хвала вам што сте ово прочитали. Ако желите да разговарате о нечему, контактирајте ме како бисмо то решили.

С поштовањем, [Ваше име]
која је најбоља вр апликација

Ако не желите да користите „С поштовањем“, функционисаће и друга формална затварања, попут „Срдачан поздрав“. Не морате да кажете „Извињавам се“ или било шта слично, пошто сте провели цео имејл како се извињавајући.

Да ли је е -пошта прави медиј за извињење?

Прошли смо кроз како се професионално извинити путем е -поште. Али пре него што почнете да пишете поруку, требало би да размислите да ли је е -порука прави медиј за извињење.

Е -пошта свакако има користи када је у питању извињење. Пошто нема временског ограничења, своје мисли можете саставити на јасан и директан начин. Ако је потребно брзо извињење, слање е -поште вам омогућава да их контактирате у кратком року ако лични састанак није опција. И за разлику од личних извињења, не морате бити спонтани и реаговати на оно што друга особа каже.

Али није све у реду. Е-пошта је мање лична од личног извињења (или телефонског позива). У зависности од организације ваше компаније, слање е -поште може изгледати кукавички ако је могуће лично појављивање. Не скривајте се иза екрана када се морате извинити због нечега.

Пошаљите извињење путем е -поште на поправке грешака

Правилно извињавање вредна је животна вештина. Не знају сви како то да ураде, а лоше извињење може оставити другу особу да се осећа још фрустриранијом него раније. Употријебите овај основни водич о томе како се извинити путем е -поште и бит ћете на путу да поправите везу.

Имајте на уму да је крајњи циљ извињења обнова нарушеног поверења. Учинили сте нешто погрешно, а три главна корака изнад су како то прихватате и исправите. Не извињавај се због себе.

Кредит за слику: нито/ Схуттерстоцк

Објави Објави Твеет Емаил 5 начина за писање професионалних е -порука које штеде време и труд

Вештина је знати писати професионалне е -поруке које штеде време и добијају одговоре. Нека вам ови предлошци е -поште помогну.

Прочитајте следеће Повезане теме

Продуктивност
Савети за писање
Савети за е -пошту
Бонтон на мрежи
Ремоте Ворк
Професионално умрежавање

О аутору Бен Стегнер(Објављено 1735 чланака)

Бен је заменик уредника и онбоардинг менаџер у МакеУсеОф -у. Напустио је свој ИТ посао да би писао са пуним радним временом 2016. године и никада се није осврнуо. Он покрива техничке водиче, препоруке за видео игре и више као професионални писац више од седам година.

Више од Бена Стегнера

Претплатите се на наш билтен

Придружите се нашем билтену за техничке савете, критике, бесплатне е -књиге и ексклузивне понуде!

Кликните овде да бисте се претплатили