Home-theater-designers
1971. године први имејл је послат са једног рачунара на други. Сада, 269 милијарди е -порука шаљу се сваки дан.
Немогуће је замислити колико је ових е -порука непотребно. Колико њих служи само да изазове већу забуну. Да запале још више пажње и стрпљења својих прималаца.
Али једно је сигурно: ако би више људи почело ефикасно да одговара на е -пошту, сви бисмо били мање везани за наше пријемне сандучиће и наша анксиозност е -поштом би била мало мање исцрпљујућа.
Најочигледније решење овде није само „инлине реплицирање“, већ и инлине одговор прописно . Уметнути одговор је место где одговарате у главном делу е -поште, уместо да своју е -пошту пишете од нуле.
Уграђени одговор је нешто што већина нас већ ради с времена на време. Али требало би да одговоримо у линији далеко чешће. То бисмо требали чинити имајући на уму неколико правила како би те компликоване нити е-поште биле организиране и једноставне за праћење.
Одговарамо на е -поруку погрешно
Супротно од инлине одговора је оно што се често назива „врхунско објављивање“. Овде притиснете одговор на е -поруку и само почните да куцате при врху оквира за текст. Овако је већина данашње е -поште састављена. Али осим ако се не бавите крајње једноставним разговорима путем е -поште, врхунско објављивање може изазвати разне проблеме.
Прво, када се објави врхунска порука, враћање на оригиналну е -поруку постаје велика гњаважа, која укључује претраживање по е -пошти по е -пошти да бисте пронашли оно што тражите. Затим морате да се померите назад до е -поште коју састављате да бисте можда парафразирали оно што сте управо пронашли, ван контекста и често недостају истакнуте тачке.
Понекад прималац може одговорити на вашу е -пошту у потпуно новој теми, што значи да се ваш разговор сада одвија у две или више засебних тема.
Ако сте у групном разговору, ствари постају још сложеније. Пратити ко на шта одговара, када и на шта су одговори оне одговори постају готово немогућ подвиг.
Уграђено одговарање је решење
Уместо врхунског објављивања, требало би да одговарамо у реду - то јест, унутар тела оригиналне поруке е-поште. У Оутлоок -у и Аппле Маил -у можете видети оригиналну поруку чим притиснете репли. У Гмаил -у само притисните три тачке при дну екрана за нову поруку да бисте приказали разговор.
Савет: Да бисте уклонили вертикалну линију „наводник“ из свог одговора у Гмаил -у, означите целу поруку е -поште, а затим кликните на увлачење мање дугме.
Уграђено одговарање решава проблем потребе да се крећете кроз масе порука јер је оригинална е -порука укључена и претражива се у најновијој поруци коју примите у том разговору. То значи да се све држи у контексту.
Осим тога, не морате губити време на сумирање одговора других људи или копирање исечака е-поште само да би ваши одговори имали смисла. Са уграђеним одговорима, сви могу да се позову у било ком тренутку.
А за теме које укључују више људи разликовање ко је шта рекао и коме је одговор лако (ако се уради како треба).
Инлине одговарајући одговор
Када већина људи одговори у линији, они једноставно упишу своје одговоре уз текст на који желе да одговоре и то подебљају или означавају црвеном бојом.
Ово је далеко од идеалног. Чим неко отвори е -поруку у обичном тексту, не може видети ово обликовање. Чим у нити има више од неколико људи, ствари могу брзо да се покваре.
Дакле, ево кратког водича прописно инлине одговор који је скалабилан и смањиће забуну на минимум.
1. Не ослањајте се на обликовање
Као што је поменуто, у неким случајевима прималац можда неће моћи да види обликовање које сте укључили у е -поруку (нпр. Можда преферира обичан текст). Ако је неко далтонист, можда ће му бити тешко да прати нити које садрже више боја.
како спојити жичани контролер кбок оне на рачунар
У сваком случају, користите обликовање да бисте лакше пронашли одговоре приликом скенирања е -поште. Али не ослањајте се једино бацам се на посао.
2. Предговор Одговори са вашим именом
Уместо да се ослањате на обликовање, пређите у навику да све своје одговоре унесете у своје име и, ако морате бити посебно организовани, у датум. Замолите све примаоце да учине исто.
Тренутно у Гмаил -у немате избора него да ручно откуцате своје име. Исто важи и за увек благу апликацију Аппле Маил.
Међутим, ако користите Оутлоок, постоји функција за аутоматско уношење одговора у ваше име са вашим именом. Да бисте то урадили, идите на Датотека> Опције> Пошта . Затим идите на Одговори и проследи , проверите Предговор коментари са поље и унесите своје име у оквир за текст. Када одговорите у тексту е -поруке, ваше име ће се аутоматски појавити у заградама.
Маилбирд такође подразумевано има ову опцију.
3. Молимо вас да користите преломе линија
Кад год оставите инлине одговор, ово би требало да буде у новом реду, а не уметнуто у средини реченице или на крају пасуса.
Ово увелико олакшава другим људима да одговоре на ваше коментаре и чини скенирање разговора који се одвија око сваке тачке много поједностављенијим.
4. Увуците више нивоа одговора
Када се више тачака адресира у једној е -поруци, имаћете више тема у једној поруци.
Да би ови били организовани, требало би да увучете нитне одговоре како би било очигледно који се коментари односе на сваку тачку. Лично сматрам да су углате заграде (>) овде најинтуитивнији знакови, јер се тачке можда неће појавити у е-порукама у обичном тексту.
Ово ће вам уштедети много труда у покушају да схватите на који део разговора морате да обратите пажњу.
5. Последње решење: Користите бољи алат
Нико се не претвара да су инлине одговори савршено решење. Али ако немате другог избора него да користите е -пошту, одвојите време за писање е -порука које су ефикасне и ефектне. На основу горенаведених разлога, инлине одговор је најбољи начин за одржавање пројеката. Такође помаже свима да прате више разговора унутар нити е -поште без потребе да губе време прегледавајући дугачке листе прошлих порука е -поште.
Међутим, ако сматрате да чак и инлине одговори постају превише сложени, или ако ваше колеге не могу стећи навику правилног одговора, можда је време да потражите другачији алат.
Комуникациони алати као нпр Слацк , Иаммер , и Худдле олакшавају сложену тимску комуникацију. Уместо да наставите да се борите са е -поштом, можда је време да испробате једну од ових.
Шири причу
Када усвојите ова једноставна правила за инлине одговоре, многи примаоци ће ценити колико је овакво понашање е -поште ефикасно и почети природно имитирати ваш приступ.
Међутим, ако природно не копирају ваш замишљени етикет слањем е -поште, повуците их. Пошаљите им овај чланак. Опишите како желите да они одговоре и објасните да ће то уштедети тоне погрешно схваћених порука, изгубљено време и губитак контекста.
Заиста нема недостатака.
Мислите ли да ће вам ова правила помоћи да останете на врху сложених тема е -поште? Постоје ли неки други савјети за одговарање на линију за које мислите да би били од помоћи?
Кредит за слику: сангоири/ Депоситпхотос
Објави Објави Твеет Емаил Водич за почетнике у анимирању говораАнимирање говора може бити изазов. Ако сте спремни за почетак додавања дијалога у ваш пројекат, ми ћемо вам разбити процес.
Прочитајте следеће Повезане теме- Продуктивност
- Гмаил
- Савети за е -пошту
- Аппле Маил
- Мицрософт Оутлоок
Роб Нигхтингале је дипломирао филозофију на Универзитету Иорк у Великој Британији. Радио је као менаџер друштвених медија и консултант више од пет година, одржавајући радионице у неколико земаља. У последње две године, Роб је такође писац технологије, а такође је МакеУсеОф -ов менаџер друштвених медија и уредник билтена. Обично ћете га затећи како путује по свету, учи монтажу видео записа и експериментише са фотографијом.
Више од Роба НајтингејлаПретплатите се на наш билтен
Придружите се нашем билтену за техничке савете, критике, бесплатне е -књиге и ексклузивне понуде!
време на рачунару је погрешноКликните овде да бисте се претплатили