Како претворити ограничене текстуалне датотеке у Екцел прорачунске таблице

Како претворити ограничене текстуалне датотеке у Екцел прорачунске таблице

Доћи ће тренутак када ћете морати да се позабавите свим врстама информација ускладиштених у другим врстама датотека и да их унесете Мицрософт Екцел . Не можете побећи од увек присутне текстуалне датотеке. Кладим се да ћете сваки дан пронаћи неке од њих.





Ево неколико свакодневних примера:





  • Екцел анализа продаје или информација о производима ускладиштених у текстуалној датотеци.
  • Размена података између два различита софтвера (можда, из базе података у табелу).
  • Имена, адресе и ИД е -поште ускладиштени у програму за е -пошту (нпр. извоз из програма Мицрософт Оутлоок у Екцел ).

Мицрософт Екцел нуди све алате за повезивање са спољним изворима података. Хајде да разговарамо о текстуалним датотекама са ограничењима.





Ово је текстуална датотека са ограничењем

Као што видите, име и презиме, компаније у којима раде и други детаљи одвојени су зарезима. Ово текстуална датотека са зарезима лако се ствара у било ком уређивачу текста.

Тренутно то није корисно. Унесите ово у табелу и можете направити професионалнији документ.



На пример, лако можете потражити дупле податке и уклонити их. Онда можете користите табелу за креирање ознака и спајање поште ако су и адресе део података.

Основна идеја овде је да увезете податке из текстуалне датотеке и поделите своје различите податке у засебне колоне и именујете сваку колону одговарајућим заглављем.





Погледајмо детаљније текстуалну датотеку са ограничењем ...

3 различите врсте текстуалних датотека са ограничењима

Постоје три уобичајене врсте датотека са ограничењима у зависности од начина на који раздвајате (разграничавате) сваку вредност. Било који знак се може користити за одвајање појединачних уноса у датотеци.





На пример: цев (|) или једноставан размак. Наћи ћете да су ове три најчешће врсте разграничених сепаратора између сваког уноса текста.

  1. Вредности раздвојене зарезима.
  2. Вредности раздвојене табулаторима.
  3. Вредности раздвојене дебелом цревом.

Раздвајач текста чува сваку вредност одвојено од следеће. Свака вредност која следи после граничника и претходи следећем појављивању разграничитеља увози се као једна вредност. Запамтите да вредност између додељеног граничника може имати још један знак разграничења, али за то су потребни наводници (') или апостроф (').

Збуњујуће? Не толико. Погледајмо како на примеру:

У текстуалној датотеци са називима градова и држава могу постојати неке вредности попут „Албани, НИ“.

Мицрософт Екцел може да чита зарез (,) између две речи као граничник. Да се ​​називи градова и држава третирају као једна вредност и увести их у једна Екцел ћелија морамо да користимо двоструке наводнике или апостроф као квалификатор текста. Ако ниједан знак није наведен као квалификатор текста, „Албани, НИ“ се увози у две суседне ћелије као Албани и НИ.

Укратко, да бисте задржали било коју вредност у колони управо онакву каква јесте, можете је ставити у наводнике или у апостроф.

Као што ћемо видети у наставку, Мицрософт Екцел вам даје потпуну контролу над процесом увоза и окно за преглед да бисте видели формат података пре него што попуне ћелије.

Претворите из разграничене текстуалне датотеке у табелу

Има их много мрежни претварачи који може узети сирову ЦСВ текстуалну датотеку и испљунути КСЛС табелу. Замзар и Цонвертио су два одлична оруђа.

Али не морате тражити мрежни претварач јер Мицрософт Екцел има изворну функцију која посао обавља много боље.

Хајде да узмемо пример ЦСВ датотеке и прођемо кроз кораке за претварање текстуалних датотека са ограничењима у табеле. Горњи снимак гомиле вредности вредности раздвојених зарезима у датотеци Бележнице је добар пример.

Мицрософт Екцел може помоћи да се ова збуњена збрка претвори у уредне редове и колоне. Затим можете да радите на томе и претворите га у лепо обликован извештај или да га припремите за штампање.

Постоје три начина за уношење података у Екцел табелу из ЦСВ датотеке. Почните прво са лаким.

Метод 1: Аутоматски увоз

1. Кликните на Датотека картицу, а затим кликните Отвори .

2. Изаберите ЦСВ датотеку коју желите да отворите. Мицрософт Екцел аутоматски отвара текстуалну датотеку и приказује податке у новој радној свесци.

Ово је најдиректнији (и најбржи) пут за отварање ЦСВ датотеке. Мицрософт Екцел користи подразумеване поставке формата података за читање и увоз сваке колоне података. Али аутоматски увоз не даје флексибилност коју желите.

Дакле, да видимо други начин који користи чаробњака.

2. метод: Враћање чаробњака за увоз текста

Чаробњак за увоз текста вам омогућава да контролишете структуру података које желите да увезете. Покреће се аутоматски при увозу текстуалних датотека (тј. Датотека са ТКСТ наставком).

Отворите Мицрософт Екцел и потражите текстуалну датотеку (или промените екстензију ЦСВ датотеке у ТКСТ).

Мицрософт је сакрио старог чаробњака за увоз текста у Екцел 365 и 2016 (верзија од 1704 па надаље). Али можете вратити чаробњака за увоз текста из Екцел -ових опција.

1. Идите на Датотека> Опције> Подаци .

2. Померите се надоле до Прикажи чаробњаке за увоз старих података одељак.

3. За увоз текста или ЦСВ датотека, изаберите Из текста (застарело) . Кликните У реду да бисте затворили опције.

4. Сада можете користити чаробњака са врпце. Иди на Подаци> Преузми податке> Чаробњаци за наслеђе> Из текста (застарело) . Потражите и отворите ЦСВ датотеку коју желите да увезете.

Користите овај процес у три корака за контролу формата података.

Корак 1

Овако изгледа чаробњак за увоз текста у првом кораку.

Изаберите Разграничено - Када су ставке у текстуалној датотеци одвојене табулаторима, двотачкама, тачком и зарезом, размацима или другим знаковима.

Изаберите Фикед Видтх - Када су све ставке исте дужине и уредно структуриране у размацима одвојеним колонама.

Понекад сирови подаци могу имати ред заглавља. На пример:

'first_name','last_name','company_name','address','city','county'

Употреба Почни увоз у реду да бисте изабрали ред одакле ће увоз почети.

Тхе Порекло датотеке у већини случајева може да се остави на подразумеваној вредности.

Тхе Превиев приказује вредности онако како ће се појавити када се разграниче у колоне на радном листу.

Кликните Следећи .

Корак 2

Изабрати Делимитерс за вашу датотеку (зарез, у нашем случају). За неки други лик, проверите Друго и унесите знак у мало поље. Тхе Преглед података прозор вам даје увид у колумнарне податке.

Изаберите Третирајте узастопне граничнике као једно поље за потврду ако ваши подаци садрже разграничење више од једног знака између поља података или ако ваши подаци садрже више прилагођених граничника.

На пример, ово вам помаже при руковању датотекама које могу имати додатни простор пре или после другог разделника. Можете помоћи у идентификацији простора као другог разграничитеља и означите ово поље.

Користити Квалификатор текста падајућег менија да бисте изабрали знак који обухвата вредности у вашој текстуалној датотеци. Раније смо разговарали о томе како вам квалификатор текста може помоћи да увезете неке вредности у једну ћелију уместо у засебне.

Користити Преглед података прозор за проверу изгледа.

Кликните на Следећи .

Белешка: Екран чаробњака се мења при увозу података фиксне ширине.

како повећати меморију на рачунару

Тхе Преглед података виндов вам може помоћи да подесите ширину колоне. Помоћу горње траке на прозору поставите прелом колоне представљен вертикалном линијом. Превуците прелом колоне да бисте повећали или смањили ширину. Двапут кликните на прелом колоне да бисте је уклонили.

У датотеци фиксне ширине не користе се граничници за одвајање вредности у датотеци. Подаци су организовани у редове и колоне, са једним уносом по реду. Свака колона има фиксну ширину, наведену у знаковима, која одређује највећу количину података коју може да садржи.

Корак 3

Прозори за преглед постају важнији на овом екрану јер можете фино подесити формат података који улази у свако поље помоћу Формат података колоне . Мицрософт Екцел подразумевано увози податке у општем формату. Изаберите колону у прозору за преглед и поставите одговарајући формат.

На пример, можете изабрати ...

  • Тект за текстуална поља.
  • Датум и формат датума за сваку колону која садржи датуме.
  • Генерал за претварање валута у формат валуте Екцел.

Користити Адванцед дугме за одређивање врсте децималних бројева и одвајача хиљада места за нумеричке податке.

На пример, ако желите да прикажете 100,000 као 1,00,000. Екцел приказује бројеве према формату постављеном у регионалним поставкама вашег рачунара.

Кликните Заврши . На крају Увоз података дијалошки оквир ће се појавити.

Не брини сада превише око тога. Даје вам неколико опција за уметање података у табелу или стварање везе са спољном базом података. Уметање вредности разграничених текстом као табеле у садашњи радни лист подразумевано је подешавање.

„Стари“ наслеђени метод је и даље најбољи начин да се то уради када је ваша ЦСВ датотека једноставна. Ако не, сада постоји нова метода која може да одговара рачуну за све потребе увоза текста.

Метод 3: Користите Гет & Трансформ Дата

Картица Подаци садржи све алате који су вам потребни за прикупљање спољних података и да се понашају онако како желите. На пример, можете да креирате извештај изведене табеле и освежите га кад год се спољни подаци промене.

То је претјерано за једноставне ЦСВ датотеке, али идемо даље и видимо како унијети колоне са подацима са ограничењем у Екцел.

1. Отворите празну радну свеску.

2. Идите на Подаци на траци. Затим кликните на сићушну стрелицу падајућег менија испод Гет Дата дугме (у Преузмите и трансформишите податке група). Одаберите Из датотеке> Из текста/ЦСВ .

3. У Увези текстуалну датотеку у дијалогу, идите на локацију на радној површини и изаберите ЦСВ текстуалну датотеку коју желите да увезете. Чаробњак за увоз текста је уредно приказан са опцијама које сада можете да изаберете.

Као што видите, можете променити кодирање знакова и избор знакова са ограничењем или унети прилагођени граничник.

Екцел утврђује граничник тако што подразумевано анализира првих неколико стотина редова скупа података. Ово можете променити и омогућити Екцел -у да ради и са целим скупом података. Не препоручује се ако имате милионе записа за увоз.

4. Кликните на Лоад дугме за увоз података у нови леп радни лист.

5. Кад год увозите податке у Екцел, ствара се веза за пренос података. Можете покренути упите и повезати радни лист са спољним извором. Свака промена изворних изворних података аутоматски ће се ажурирати у Екцел листу.

6. Ову везу можете отказати ако одете на Подаци> Упити и везе да бисте отворили панел са стране.

Кликните десним тастером миша и изаберите Избриши . Или, пређите курсором преко назива датотеке извора података и притисните Избриши у прозору који се појављује. Ако сте сигурни, кликните на Избриши опет.

Трансформисање података излази из оквира овог водича. Зато ћу вас упутити на Мицрософт Започните са Гет & Трансформ у Екцелу страницу за подршку за додатну помоћ.

Многе употребе датотека са ограничењима у Екцелу

Требате одвојити листу имена и презимена и припремити их за штампање? Претворите текстуалну датотеку са разграничењем у Екцел. Можете увести или извозити до 1.048.576 редова и 16.384 колона. И датотеке са ограничењем су подржане скоро свуда. Користите Екцел као уштеду времена са горе наведеним техникама и саветима испод или научите како извући број или текст из програма Екцел .

Објави Објави Твеет Емаил 6 звучних алтернатива: најбоље бесплатне или јефтине апликације за аудио књиге

Ако не волите да плаћате аудио књиге, ево неколико сјајних апликација које вам омогућавају да их бесплатно и легално слушате.

Прочитајте следеће
Повезане теме
  • Продуктивност
  • Табела
  • Мицрософт Екцел
  • Мицрософт Оффице 2016
  • Мицрософт Оффице 2019
О аутору Саикат Басу(1542 објављених чланака)

Саикат Басу је заменик уредника за Интернет, Виндовс и продуктивност. Након што је уклонио мрљу МБА и десетогодишње маркетиншке каријере, сада страствено помаже другима да побољшају своје вештине приповедања. Он тражи нестале оксфордске зарезе и мрзи лоше снимке екрана. Али идеје о фотографији, Пхотосхопу и продуктивности умирују његову душу.

Више од Саикат Басу

Претплатите се на наш билтен

Придружите се нашем билтену за техничке савете, критике, бесплатне е -књиге и ексклузивне понуде!

Кликните овде да бисте се претплатили